5月26日上午，“双代会”筹备领导组办公室组织召开了第一次筹备工作协调会议。工会主席、筹备领导组办公室主任王碧波主持并讲话。筹备工作各组组长参加了会议。

会上，王碧波主席在讲话中强调，“双代会”已进入倒计时，时间紧，任务重，希望各工作组负责人从讲政治的高度把此项工作重视起来，充分认识会议的重要性，在各项筹备工作中肩负起领导责任，将筹备工作做实、作细，明确分工，强化责任，协调配合，把本次“双代会”开成对学院发展做出积极贡献的会议。

最后，王碧波主席对各工作组的具体职责和任务作了详细说明和要求，对工作进度进行了安排布置。